脳みそすっきり Gmail, outlookもろもろの受信メールを根こそぎアーカイブしたら管理効率爆上げ

タロウ(@taroudxw)です。


絶賛断捨離中です。


仕事がわけわからんことになってきて死にそうですが、とにかく今は脳みそをすっきりするために身辺整理じゃ!とデータの整理整頓、効率化を日々進めております。


そこで最近やった断捨離でめちゃくちゃすっきりしたことがありましたのでタイトルの通りご紹介します。





メールの既読が残っていて鬱陶しいので一掃した

今、業務メールはGmailで、個人メールはhotmailアカウント、個人的な仕事だとかブログ関係はもう一つのGmailアカウントといった使い分けをしています。



全体的にはoutlook(PC)とナイン(スマホ)で管理をしているのですが、「既読だけど対応完了していないメール」がわかりづらいくてうわーっ!っとなってしまいました。



他にもどこぞで通販したときのメールマガジンやもうアカウントIDすら覚えてないようなサービスのメルマガ....


メールの通知が入るたびにそれらに気を取られたりするのが非常に鬱陶しくなってきました。


というわけで、「すべての既読メールをアーカイブ」「すべてのメルマガを必要なものを残してすべて解除」を断行いたしました。


結果


こちらです。


受信フォルダ内0通。


アーカイブ機能を今まで使ったことがなかったのですが、単に表示しなくするだけでここまで脳みそがすっきりするとは…


やり方はこちらを参考にしました→




ちなみに社内メールもこれを適用して終わったメールは絶対に受信フォルダに残さないようにしています。すべて終わったら業務ごとに振り分け、プロジェクト終了次第アーカイブして最悪の時はアーカイブから拾う。



要はメインの受信フォルダはTODOリストと同様(終わっていない業務が残る)に扱うことで、今何をするのかを全体的に把握できるようにすることが大事なんだということに今更気づきました。


それでも残ってしまうものは「時間があるときに処理フォルダ」へ移動して、ヒマな時に珈琲啜りながらつぶしてます。


というか、今まで「何からしようか」と迷う時間が多すぎただけなのでこれを解消してやることによってかなり作業性が向上しました。


何より、「あれやったっけ」「これやったっけ」「見落としているんではないか」といったもやもやが排除されてこれだけやればいいということにフォーカスできるので、この運用方法はマルチタスクのできない僕に最高に合っているなと思いました。


そしてさらに今まで開きもしなかったメルマガが消えていったおかげで、受信通知に煩わされることもなく、さらにやるべきことにフォーカスできるようになりました。


いったい通販のメルマガを今までに何通受信してそのうち何通見ないでスルーしてたのだろう、と思うともっと早くに取り組むべき事項だったなと反省しています。


またラインの広告やSNSの通知なども同じく。シャットアウト。受動的な行動ではなく能動的な行動にシフトしていくことが大事だなと痛感しています。


本を読むことは大事なのね(痛感


実はこのやり方、今読んでいるタスク管理の本からの受け売り。そのうち読み終わったら要点まとめて脳みそ整理しようと思うのですが、これが今の僕に非常にドンピシャで響く本なのです。タイトルは「1440分」。


「効率化したいけどどこから手を付ければいいかわからない」
「毎日業務に追われてへとへと」
「自分の時間を持つにはどうすればいいのか」


こんな悩みのある人にはぜひ一読お勧めしたい。



僕はkindle に入れてスマホで通勤や昼休み帰宅後に少しづつ読み進めてるところです。いかんせん本を読む習慣がないから読むのが遅い遅い。



ライフハックや啓蒙本は好きではなかったのですが、たまには素直に従ってみようということで、少しづつ読破しているのですが、おかげで最近は結構精神衛生がよろしいです。



断捨離はこの夏までにある程度方を付けたいテーマなので頑張って進めていこうと思ってます。



ではまた。

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